Qué son las macros
Las macros, o macro instrucciones, no son más que secuencias de comandos que se ejecutan dentro de un programa de MsOffice, como puede ser Excel, Access o Word, o de otra aplicación compleja como GIMP o Photoshop.
Para entenderlo mejor, baste un sencillo ejemplo. Imagine que usted tiene un documento en el que hay escrito un párrafo. Usted quiere poner ese párrafo en negrita, con la letra en azul, con tamaño 14 píxeles y tipo de letra Arial.
Para hacer esto, usted seguramente ha seleccionado el párrafo y ha pulsado los botones correspondientes para dar al párrafo el formato deseado.
Ahora imagine que usted tiene otro párrafo dentro de ese documento, y que quiere darle la misma forma. Usted volvería a seleccionar ese párrafo, y volvería a pulsar los mismos botones para obtener el mismo efecto.
Pues bien, lo que usted está haciendo una y otra vez es una secuencia de comandos. Ms Office, mediante la grabadora de macros, le permite almacenar esa secuencia para que al lanzarla, Ms Office repita todos los pasos por usted. Esa secuencia es una macro.
Usted podría, por ejemplo, habilitar un botón para que cada vez que seleccionase un párrafo y pulsara el botón, éste quedara formateado como dijimos arriba, con un sólo click en vez de 5.
Pero por supuesto que las macros son mucho más potentes y útiles. Mediante el uso inteligente de las macros, usted puede ahorrarse cantidades ingentes de tiempo, además de dedicar a su gente a labores más creativas que generen valor añadido de verdad.
Gracias a las macros, usted podría, por ejemplo:
- Dar formato automáticamente a un documento exportado por otra aplicación, como pudiera ser un ERP, y transformarlo en otro nuevo perfectamente formateado y listo para impresión, y que incluya sólo la información que se precisa, con sólo un click de ratón.
- Depurar listados externos para detectar errores (también errores humanos) antes de ser procesados por otros programas o personas.
- Habilitar botones en Excel para hacer más rápidamente tareas que andan ‘escondidas’ en los menús. Por ejemplo, puedo ponerme un botón que ponga cualquier celda seleccionada en formato decimal con separador de miles (distinto del que viene por defecto en Excel, de moneda). Tal vez piense que estas cosas sólo le llevan unos segundos, pero unos segundos varias veces todos los días acaban siendo mucho tiempo a la larga.
- Automatizar la generación de gráficos, tablas, listados, cartas, etc.
- Abrir todos los documentos de una carpeta o carpetas, buscar un texto y reemplazarlo por otro.
Etcétera. En general, se puede automatizar prácticamente cualquier trabajo en Ms Office, si éste se puede descomponer en una serie de pasos lógicos.
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